今年最後のメルマガをお送りします【ISOメンバーズクラブ限定NEWS】
2007年12月28日配信
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中小企業ISOサポートセンター http://www.isosupport.net
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こんにちは。
中小企業ISOサポートセンターの濱田です。
今年最後のメルマガをお届けします。
さて、今年も残すところ本当に
あとわずかとなってしまいました。
全社の品質目標、環境目標、あるいは
部門ごとの目標に対する活動状況は
いかがですか？
満足できる内容で１年を終われそうですか？
それとも、まだ十分に納得できる結果までは
出されてないとお考えですか？
いずれにしてもＩＳＯマネジメントシステムは
継続的改善を推進する仕組みであり、
改善すべき課題のない会社というものは
この世の中に存在しません。
ぜひ年末年始のお休みを利用して
今からの改善活動のテーマ、そして具体的な
突破口をお考えになってみてくださいね。
また、ＩＳＯの取り組みを推進しようと
努力されながら、中々社内に浸透せず
お悩みの方も多いことと思います。
そこで、もし、あなたがそうした状況に
いらっしゃるとしたら、ぜひこの言葉を
お贈りしたいと思います。
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自分の始めたプロジェクトの可能性を心から信じ
その目的をはっきり理解していれば、他の人々を
引き込みやすい。
なぜなら、信念とは他人に伝染しやすいものだからだ。
「小さな起業家」デビッド・レヴィ／ぶんか社
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経営者、管理責任者、事務局など立場の違いは
あるかもしれませんが、貴社のＩＳＯの改善活動は
あなた抜きでは決して前に進みません。
ぜひ、ご自身のため、社内の仲間達のため、
そして会社の発展のため、経営に役立つ
ＩＳＯにお取り組みください。
それでは、来る２００８年があなたにとって
素晴らしい年となることを心から願っています。
＊単に審査合格のためでなく、会社のためになるＩＳＯを構築したい。
そう思われるあなたの為に、ガイドブックを無料プレゼントしています。
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□■無料Ｑ＆Ａコーナー「外部審査報告書は"記録"か？」
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今回は、審査員が作成した審査報告書を記録とすべきか
それとも外部文書として扱うべきかといったご質問を
いただきました。
貴社ではどのように管理されていますか？
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【ご質問】
内部監査員の主任をしておりますが、弊社での内部監査の際、
維持審査や更新審査（外部審査）の報告書を記録として
管理してはどうか、という意見が出ました。
確かに過去のものはずーっと保管しておりますし、
内部監査の際に是正が確実に実施されているかどうか等
確認する為の資料として使用していますので、私も同意見
だったのですが、一人だけ「要求事項から逸脱する」と
頑なに反対する監査員がいます。
上記通りきちんと保管していますので、記録として登録するか
どうかだけで何も現状と行うことは変わらないのですが、
これはおかしいことなのでしょうか？
「報告書」なので記録の方が妥当かと思いましたが、あるいは
外部文書として管理すべきなのでしょうか？
（反対している人間は“文書”そのものとして管理することに反対しています）
何かサジェスチョンを頂ければ幸いです。
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【登録コンサルタント 相澤秀雄からの回答】
（プロフィール→ http://www.isosupport.net/plofile.html）
９００１における記録は4.2.4に定められており、通常
要求事項では２０項目の記録が要求されております。
但し、この中で７項に指定された記録が１２ありますので
業務の内容によっては２０以下になる場合があります。
ご質問のように、上記以外に要求事項にはないが会社として
必要であるとの理由で、独自で記録として登録することも
できますし、逆に登録しないが記録として残すことも
まったく自由です。
御社の場合、保管されているということは前の審査での
記録は管理されているわけですから登録するかしないかを
云々することは、あまり意味のないことと思われますが
いかがでしょうか。
異なることは、保管期間が定められているかいないかです。
登録しなくても更新までは連続と考えれば３年間は
保管されるとよいでしょう。
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【登録コンサルタント 下村猛夫からの回答】
（プロフィール→ http://www.isosupport.net/plofile.html）
外部審査の報告書を記録として、管理するのは大変よいことだと思います。
私は審査員として、多数の企業へ審査に参りますが、過去の
審査報告書を容易に検索できない組織は以外と多いものです。
さて、お問い合わせの件ですが、外部審査の記録を維持するか
どうか、これは規格要求事項ではありません。
但し、組織の要求事項として決定し、「４．２．４記録の管理」
に該当させることには何ら問題はありません。
要求事項から逸脱するわけでもありません。
内部監査では、
1) 規格要求事項に適合しているか？
2) 組織が決めた要求事項に適合しているか？
3) ＱＭＳが効果的に実施されているか？
を確認するわけですから、御社の内部監査で、外部審査の
記録管理の件を見つけ出したことが大変意義があります。
（1)だけでなく、2)や3)に言及した内部監査が機能しており、
むしろ賞賛されるべきです。）
規格の４．２．４を見ていただきたいのですが、
「記録は、要求事項への適合及び品質マネジメントシステムの
効果的運用の証拠を示すため・・・」とありますね。
「規格要求事項」でははく、「要求事項」なのです。
組織が必要とすれば、その該当する記録を４．２．４に
当てはめればよいわけです。
また、「文書」は改訂の可能性があるもの、「記録」は
改訂できないもの（結果）ですから、審査報告書は「記録」
として扱うのが妥当です。
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さて、今週のＱ＆Ａはいかがでしたか？
ISOにお悩みの方は、無料メール相談・無料出張相談を
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ISOを普及するため、日々活動を展開しています。
以下のサイトは、そうした活動の一環として立ち上げたものです。
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■編集後記
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さて、明日２９日は会社の大掃除をして仕事納めです。
年末年始の休暇は、購入したもののまだ読んでない
書籍や教材を片付けていきます。
あ、それから雑誌の執筆もありました・・・。
どうやら正月休みも、ずっと仕事をしてそうです（苦笑）
中小企業ISOサポートセンター主宰 濱田 昇
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発行責任者／発行人：濱田 昇
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