ISO9001の取得工数を４分の１に削減した方法【ISOメンバーズクラブNEWS】
2008年3月7日配信
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こんにちは。
中小企業ISOサポートセンターの濱田です。
春が近づいてか、ここ最近、ISO取得・拡大審査などの
お問い合わせが増えてきています。
そこで、今日は、ISO取得にかかる費用を低く抑えるための
コツを少しお話したいと思います。
さて、詳しい話に入る前に、ひとつ質問させてください。
あなたは、平均的なISO9001の取得工数が
どの程度かご存知ですか？
実は、東京都中小企業振興公社発行のISO認証取得マニュアル
（平成16年度版）によると、ISO9001の認証取得に掛かる
取得工数はコンサルタントを活用した場合、従業員５０名以下の
企業で平均１０００時間かかるという調査結果がでています。
ざくっとした計算ですが、１０００時間というと、
つまり１日８時間労働と考えて、フルに４ヶ月間は
時間を必要とするということになります。
そして、この取得工数が短くなればなるほど
コンサルタントへの報酬支払いや従業員さんの
人件費などISO取得コストは削減されるわけです。
もうお分かりだと思いますが、ISO取得をできるだけ
安くするためには、この平均工数より少ない工数で
取得できるかどうかが大事なポイントになるのです。
では、どうやったら、取得工数を
減らすことができるのでしょうか？
それは、取得目的を明確にし、それ以外のことは
やらないと決めることです。
具体的な話をします。
当センターの登録コンサルタント、三好庸夫氏は、
あるクライアント先で取得工数を約２５０時間、
つまり、平均工数の約４分の１にまで減らすことに
成功したというコンサル事例を持っています。
いったい、三好氏はどんなアドバイスを提供し、
これほどの工数削減を実現したのか？
三好氏は、コンサルティングに入ると、クライアント先の
社長さんのISO9001取得目的をヒアリングし、それをもとに、
まず、やることと、やらないことを区分したそうです。
＊ちなみに、この会社のISO9001取得の目的は、
社員さんの意識・スキルを向上させるということでした。
さて、クライアント先の社長さんと共に決めた「やること」は、
実態に基づいたシステム構築、社員が関心を持つテーマ設定
（品質目標設定）等でした
逆に、やらないことは、規格の勉強会、理想的には
あった方が良いが無くても済む手順書の作成等でした。
最も肝心な社員のヤル気を引き出す為に、ISOに対して
抱いている“ISOは文書、記録等が細かくて大変だ”
というイメージを“ISOはうまく使えば役に立つ道具だ”
に変えてもらうことに注力しました。
そのために管理責任者と事務局以外のメンバーには、
当初は、手順書作成や規格の勉強は一切やらず、
品質目標の達成にだけ目を向けてもらうことにしたそうです。
また、教育・訓練や内部監査等の項目については
管理責任者と事務局が必要最小限の形で
取りまとめることにしたとのこと。
こうしたミニマムだけれども、目的意識をしっかり持った
取り組みにより、見事250時間という少ない工数で
ISO9001取得を果たされたのです。
せっかく、ISO9001を取るのだからといって、
あれもこれもと、身の丈以上の活動を盛り込むことは
コストや時間の浪費になりがちです。
それよりも、やること、やらないことをはっきり決めて
やると決めたことだけにフォーカスした方が
コスト面はもちろんのこと、経営的な成果も
上がりやすいというメリットがあります。
ぜひ、今日ご紹介したミニマムな取り組みを
参考にされてみてください。
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□■無料Ｑ＆Ａコーナー「明確にする作業をレベル分けできないか？」
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さて、今週のＱ＆Ａは、ISO901の7.2.1項に関するもの。
現在は、打ち合わせ議事録を使って、製品要求事項を
記録しているのですが、これをより現実的にしたいという
ご相談にどのような回答が寄せられたのか？
同様のお悩みをお持ちの方、是非ご参考下さい。
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【ご質問】
規格要求事項7.2.1 製品に関連する要求事項の明確化の項で
「明確にすること」とは「製品の仕様を明らかにして、
決められた仕様、性能、あるいは関連する約束事を整理し、
説明出来るようにする」と理解しています。
当社では営業課で「打合わせ議事録」という様式を決め、
明確にするとしてありますが、規格が定めた４項目すべての
事項を記録することは、現実的に不可能で、実際的でないので、
改訂しようと思っています。
たとえば「重要と思える事項、あるいは必要に応じて議事録に記録する。
その他の事項については、客先毎にファイリングする」で満たされますか？
「次の事項（４項目）を明確にすること」は必須条件だとすれば、
事項の軽重の差別は出来ないのでしょうか？
（三重県 金属製品製造販売 K.H.様）
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【登録コンサルタント 相澤秀雄からの回答】
（プロフィール→ http://www.isosupport.net/plofile.html）
7.2.1で要求されている４項目に対するご質問ですが
まず、顧客からの直接的な要求はａの「顧客が規定した要求事項」です。
他の要求事項はａの内容に基づいて御社が判断すべき内容です。
その際に、ｂｃｄはリピート品、一部の仕様のみ異なる
受注であればほとんど変わりはないはずです。
逆に言いますと、新しい仕様の製品の受注の時にはａ以外に、
ｂの明示していないが指定された用途に応じた要求事項、
ｃの製品に関連する法令規制要求事項が重要になります。
ご質問の
「重要と思える事項あるいは必要に応じてその議事録に記録する。
では個人的な差が生じますので「新しい仕様の製品の受注の時には、
営業部員は、顧客に対して指定または意図される用途及び関連する
法令規制を十分確認すること」という表現のほうが適切でしょう。
また、ｄの組織が必要とする要求事項は生産時に必要と
なることですので製造を中心に検討される方がよいと思われます。
参考にですが、品質マニュアルに纏めるときには、
表にして用途別にどのような要求事項が必要かを
明示するとわかりやすいでしょう。
あくまで基準は御社の製品を顧客がどのような用途に
使用するかで分けられるものです。
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【登録コンサルタント 曽根直人からの回答】
（プロフィール→ http://www.isosupport.net/plofile.html）
案件ごとに、４項目を確認する必要がありますが、
該当するものがなければ、省いてもかまいません。
打ち合わせ議事録にこの４項目（該当するもの）が
明確にされていればかまいません。
しかし、この４項目の b) c) は、うっかりすると
後で大変なことになります。
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さて、今週のＱ＆Ａはいかがでしたか？
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■編集後記
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中小企業ISOサポートセンター主宰 濱田 昇
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