中小企業の「元気」を取り戻す企業体質強化プロジェクトのお知らせ

なぜ、私たちがマニュアル１冊だけにこだわるのか？

その理由はいたってシンプル。
ISOは中小企業にとってもろ刃の剣だからです。

良く言われるようにISOは経営の道具です。
しかし、過剰な文書を持ちこんだり、複雑なルールでがんじがらめにしてしまえば、道具どころかお荷物にしかなり得ません。

これはコンサルタントとしてと言うよりも、過去実際に中小企業でISOを導入した実務者としてお話ししますが、中小企業がISOを経営の道具として活用するためには、まずもって道具そのもののサイズを身の丈に合わせることこそが重要なのです。

私とISOとの出会いは今から10年前にさかのぼります。
父親が経営する会社で、ISO9002の取得推進メンバーに任命されたことがきっかけとなり、私はISOと関わっていくことになります。

父親の会社は従業員数30名程度の建設業関連の小さな会社です。
その当時は、ISO取得ブームが起こる少し前。まだまだ中小企業の取得事例が少なく、「中小、零細企業がISOを取ると文書だらけになって大変」と言われていた時代です。

そのため、父はISOを取得することを決めたものの、

「本当に自分の会社でも取得できるのか？」
「仮に取得することができたとしても、運営をしていくことができるのか？」

そう不安を感じていたようです。

いえ、不安を感じていたのは父だけではありません。
担当者として任命された私は、それ以上のプレッシャーを感じていました。

というのも、実は、推進メンバーに任命された直後に、ISOを取得したばかりの地元の総合ゼネコン会社に赴き、その資料を見せてもらったのですが、品質マニュアルや規定や要領など書棚の中にズラリと並ぶ文書を見て、「こんな膨大な文書を抱え込んだら、ウチの会社は潰れてしまう・・・」と大きな不安を感じていたからです。

しかし、そうした不安と同時に

そう強く決意したことを今でもはっきり覚えています。

しかし、情報不足の10年前にそうした仕組みが一朝一夕で出来る訳はありません。
試験的に作成したマニュアルや帳票類は、デスクワークをしている社員には受け入れられても、現場からはもう反発を食らうなど、毎日がトライ＆エラーの繰り返しでした。

そのたびに私はISO規格の原文を独自に翻訳し直したり、インターネットや書店で手に入れた資料をあさりながら、無駄な文書を徹底的に減らし方法と、ISO９０００規格が本当に求めている会社の仕組みとは何かを模索し続けました。そして、取り組みから10カ月が経つ頃・・・

当時としては画期的と言えるほど少ない文書、品質マニュアルと５冊の規定のみで審査に合格することができたのです。さらにその１年後にマニュアル１冊型のＩＳＯ構築法を完成させていったのです。

この頃、私にとって何よりも嬉しかったのは、社員たちから「よその会社は審査のたびに、社員総出で書類作りに追われているらしいけど、うちの会社は普段の仕事がISOになっているから本当楽だ」「濱田部長（当時の私の役職）のお陰で、現場の人もISOにすっかり馴染んできました」という嬉しい評価をいただいたことです。

そして、社長である父親から「ISOをやって本当に良かった。今までよりも皆の仕事が透明化したことを実感している」と真顔で言われた時、「父親と同じように真剣に仕事に取り組む中小企業の経営者に役立つISOの仕組みを提供したい」と考え、ISOコンサルタントとなることを決意したのです。

さて、こうした実務経験がもととなって、私はISOに会社を合わせるのではなく、「まずは実態ありき」で現在の仕事の流れをベースに、そして、品質マネジメントの観点から「足りない部分を補う」という、あくまでも実務に重きを置いたコンサルティングの手法を生みだすことができました。

そして、たくさんの企業様から共感をいただき、冒頭に申し上げた１８２社の指導実績を積むまでになりました。しかし、ISO業界全体から見れば、まだまだこうした数字は「石のつぶて」のようなものです。

というのも、日本全国でISO9001登録企業は、約38000社。
また、ISO14001は、約20000件もあります。

こうした数字から見れば、私たちの指導実績などごく一部にしかすぎません。

そして、これら企業の多くが、自社の実態とはかけ離れた建前上のISOとなっていたり、ISOのために余分な仕事を増やして経営効率を著しく下げている、などといった問題を抱えています。

その一例として先日私どもが実施した独自アンケートで浮かび上がってきた２つのデータをご紹介します。

「ISO9001の手順書は品質マニュアルだけ」。
今回のアンケートでそう答えた企業は、全体のわずか１４％のみでした（157社回答中）。

また、１冊だけとは行かなくても比較的文書量の少ない「5冊以内」と答えた企業は、28.7%。
さらに、やや多過ぎると感じる「６冊〜１０冊以内」の企業が９.６％

さらに、手順書が「１１〜２０冊以上もある」という“大企業型の多重階層マニュアル”を作っている企業は、４７.６％にも上りました。

やはり、まだISOを取得している半数近くの企業が旧態依然の多重階層型マニュアルを採用しているようです。

ただし、この私の話ぶりを聞いて、「たとえ文書が１０冊、２０冊とあっても、問題なく運営できている企業だってあるんじゃないのか？」そう思われる方もいらっしゃることでしょう。

もちろん、中にはそうした企業様もいらっしゃるかもしれません。
しかし、ISOに限らず、トヨタの改善手法など多くの経営理論で言われるように、「無駄とり」は強い会社を作るための基本です。

文書をふやせば、最新版や配布文書などの管理項目が多くなり、多くの手間が発生します。
そして、多くの手間は、人為的なミスを誘発させる原因となります。

会社が小さな内からルールブックばかり多くなると、風通しの良い企業風土が失われ、従業員の士気を低下させる原因にもなりかねません。

たとえば、一昔前には、ISOの文書の作成や管理だけを担当させる「専属の事務局スタッフ」を置いている企業が多く存在していました。こうした企業の多くで専属スタッフと他の社員との壁が次第に厚くなり、専属スタッフの心理的疎外感を引き起こすなど、様々なメンタル的な問題を引き起こしていたようです。

したがって、もし、御社もまだ多重階層型のISO文書を採用しているなら、できるだけ早めに文書のスリム化を検討されることをお勧めします。

次にもうひとつのデータをご覧下さい。

さらに、今回実施したアンケートでは、「御社のISOマネジメントシステム、あるいは業務オペレーションの問題は何ですか？」という設問にお答え頂いたのですが、その中で最も多かった回答が「社員一人当たりの生産性向上」という問題でした。

もちろん、社員の生産性向上という問題は、ISO取得企業だけに限った話ではありませんし、
また、ISOだけで解決できる問題でもありません。

しかし、コンサルタントとして申し上げますが、
ISOを口実にして、この問題をある程度解決できるのも事実です。

と言いますのも、新規受注という営業上の問題はあるものの、社員の生産性を向上させるには大きく分けて３つのアプローチが存在し、これについては、私たちの手法でかなりのレベルまで解決できることが実証済みだからです。

その３つのアプローチとは以下のものです。

１．社員ひとりひとりの業務能力のキャパシティーを広げる
２．「報連相」の強化により、コミュニケーションを活発にさせる
３．教育により業務スキルを向上させる

これら３つの要素について、順を追って説明します。

業務能力のキャパシティーを広げるというと、スキルアップをイメージされる方が多いかもしれません。
しかし、残念ながら、経営者の期待通りのスピードでスキルアップする社員さんは、ほんの一握りです。

実は、キャパを広げるのに最も即効性があるのは、「仕事の無駄をカットする」ことです。
これについては、似たような書類を統一する、縦割り組織をフラット化する、命令系統を一本化するなど、様々な方法があるかと思いますが、ISOを取得している企業が今すぐできることは、文書や記録の無駄をカットすることです。

ISOを取得している企業の中には、「書類作りが仕事になっている」ところも少なくないようですが、１円の利益も生まない書類、お客様の満足度向上に貢献しない形式上の書類は、とにかく徹底的にカットすることです。これだけで業務遂行能力のキャパシティーは向上します。

経営者がやるべき大事な仕事のひとつは、社員に働きやすい環境を与えることだと私は思っています。
したがって、無駄をカットし、仕事そのものを整備することは、ISOに取り組む企業が実施すべき大事な課題のひとつだと考えています。

仕事の無駄をカットした後に取り組むべきは、コミュニケーションの強化です。

なぜ、コミュニケーションが大事なのか？
理由は２つあります。

まず、ひとつ目は「手戻り」の未然防止です。
仕事を停滞させる「手戻り」の多くは、コミュニケーションの欠落により起こるものです。

上長の指示を部下が正確に把握していなかった場合や、聞き違いをしていたことによる手戻りや、
マニュアルなどの手順書が最新版でなかったなどの情報管理の不備による手戻りなど、
これらの手戻りを防ぐことができれば、当然のこと、生産性は向上します。

次に２つ目の理由は、チームの連係プレーの強化です。
人材が豊富でない中小企業の場合、役職ではなく「人」に仕事が割り振られる傾向にあります。

したがって、ある一人の社員が情報を握っていて、他の社員は何がどこまで進捗しているのか全く知らないというケースが多々あるようです。こうした状況では、何かトラブルが起こった時に、十分な対応ができません。

もちろん、連携プレーが役立つのは、トラブル発生時だけではありません。
コミュニケーションを強化することで、何が今どれだけ進んでいるのかブラックボックス化されていた情報がクリアになることで、管理職にある人は仕事を采配しやすくなりますし、社員の間に「できる人が、出来ない人をサポートする」という良い習慣を生み出すこともできます。

社員の生産性を向上させる最後のポイントは、業務スキルの向上です。
ISO9001：2008の6.2.2に「力量、教育・訓練及び認識」という項目がありますが、実際問題、多くの中小企業が直面しているマネジメントの問題は、この教育訓練です。

ちなみに、過去、ISOを取得した企業経営者に、「次にどんなコンサルティングを受けたいですか？」とアンケートを実施したところ、実に８割以上の方が「社員教育」と回答されました。
この事実が示すように、社員教育は非常に重要な問題ですが、“ある２つの理由”によってその重要度は以前に比べ、さらに増しています。

ひとつ目の理由は、団塊世代をはじめとする古参社員の退職による、「技術の流出」です。

職種にもよるでしょうが、一般的に、社員が一人前になるのに３年かかると言われています。
しかし、その一人前になる３年間の間に、継承すべき技術を教える人がいなくなってしまうというのが、多くの中小企業が直面している問題です。

ふたつ目の理由は、競争のグローバル化が引き起こした陳腐化の速さです。

一昔前までは、企業の寿命は30年と言われていました。
しかし、インターネットの普及により加速したグローバル化の波により、今や企業の寿命は５年と言われています。

言い換えると、これは商品やサービスの陳腐化が早くなったということです。
１０年前、２０年前といった一昔前と比べてみてください。
恐らく御社の業界でも、台頭する新しい技術やヒット商品の移り変わりが激しくなっているはずです。

つまり、社員の方々が覚えるべき技術や知識が昔よりも多く、かつ、それぞれの情報の陳腐化が早くなっているのです。当然のこと、こうした時代の変化に対応するためには、社員に新しい技術や知識を習得してもらう教育・訓練の仕組みが必要になってきます。

社員ひとりあたりの生産性を向上するためには、こうした課題も解決する必要があるのです。

もちろん、これら３つの要素は、すべてがすべて一朝一夕で何とかなるものではありません。
しかし、中小企業がかつての「元気」を取り戻すためには必要なことだと私は考えます。

ご存じのように、日本の産業界は低迷しています。
サムスングループなど韓国企業がブランド力を強化し、欧米で大きくシェアを伸ばす一方、日本の大企業のシェアは大きく後退しています。また、こうした影響を受け、中小の下請け企業は打開策を講じる必要に迫られているという状況があります。

また、公共事業の予算圧縮や少子化問題などの産業構造上の問題や市場の変化により、建設業やサービス業においても大きな変化を求められているのはご存じのとおりです。

そこで、これらの問題をクリアし、中小企業に元気を取り戻していただくための具体的な方法論として私どもからご提案があります。

率直に申し上げます。

もし、ISOの文書・記録や運営方法の無駄をとり、社員一人当たりの生産性を向上させたいとお考えなら、御社のISO9001管理責任者やISO事務局スタッフに私たちコンサルタントと同等の知識を身につけてもらい、自社の力でマニュアル１冊型のISOを運営してみませんか？

そして、ただISOだけの問題を解決するだけでなく、これを期に社員のキャパシティー、コミュニケーション、教育・訓練などの問題をクリアし、企業体質の強化を図ってみませんか？

もし、この提案にご興味あれば、今回特別に弊社がISOコンサルタントを目指す方々にだけ提供してきた２つの特別な教材を公開いたします。

まず最初にご紹介するのは、数多くのISOコンサルタントを指導してきたISO9001スリム化ノウハウを公開した教材「ISO9001コンサルタント完全マニュアル」です。
教材名からもお分かりのように、元々、この教材はコンサルタントを目指す方が企業の指導方法など、具体的なコンサルティングノウハウを学ぶために作られたものであり、弊社の登録コンサルタントを含む第一線で活躍する80名以上のコンサルタントがこの教材で学んだという実績を持っています。

ISO9001コンサルタント完全マニュアルでコンサル技術を習得した登録コンサルタント

さて、私が今回この「ISO9001コンサルタント完全マニュアル」を御社にお勧めする理由は、
社内の管理責任者やISO事務局のスタッフを社内コンサルタントとしてレベルアップして頂き、
コンサルタントに頼ることなく自力で、マニュアル１冊型ISOを構築するために役立てて頂きたいということです。

「コンサルタントを養成する教材ということは、かなり内容が難しいのでは？」
そう思われるかもしれませんが、審査員研修を出た方、あるいは社内で内部監査員を教育している方であれば、中身について消化不良を起こす事はありません。

それどころか、この教材を活用することで、マニュアル１冊型のシステムを構築できるのはもちろんのこと、これまで微妙なところが分かりにくかった規格要求事項の本当の意味、目的を正確に把握でき、審査員からの不適合改善要求に対して過剰な対応をすることがなくなります。

以下、このマニュアルを手に入れるメリットを整理してみました。

• １８２社の認証実績をもつ品質マニュアル一冊型コンサルティングノウハウをマスターできる
• ５業種分の文書実例データにより簡単に品質マニュアルを作成できる
• 社内コンサルタントとして求められるスキル「規格説明」の達人になれる
• 実績のある資料一式が入手でき、いちからテキスト、営業用資料を作る手間を省ける
• コンサルティングの最重要課題「業務分析」を簡単かつスピーディーに行うことが出来る

では、以下、マニュアルの中身について具体的な内容をご紹介することにします。

以下、�@〜�Gの項目をそれぞれ解説します

コンサルティングをする際に、まず覚えなければならないのがスケジュールの作成方法とコンサルティングの進め方です。「品質マニュアル一冊型」には「品質マニュアル一冊型」に適したスケジューリング方法と、コンサルティング方法があります。

ここでは、スケジュールの設定方法と、指導項目ごとに気をつけなければならない部分をピックアップしました。事例として、実際に私達が日常使用しているものと全く同じスケジュール表を載せています。

「品質マニュアル一冊型」のシステムを構築する場合、一番重要なのが業務分析です。
この業務分析がきちんと行えるかどうかで、コンサルタントの優劣が分かれるといっても過言ではないでしょう。ここでは業務分析を行うべき手順や私達が実際に使用しているシートや、クライアントに記入してもらう業務調査票などの実例を載せています。

システム構築の鍵となる文書作成のポイントです。
付属の品質マニュアル、様式集にどのように業務分析の結果を反映させていけばいいのかということを載せています。

いうまでもなくこの作業はコンサルティングの山場です。
コンサルタントがどこまで文書を作成すべきなのか？どうやってクライアントには文書を作成させるのか？といった誰にも聞けない部分について解説しています。

通常、中小企業のＩＳＯ９００１への取り組みでは、専任の社員がつかないことも珍しくありません。そのような企業をクライアントに持つと、一時間、二時間という少ない時間で効果的に規格の説明をする力がコンサルタントに強く求められるものです。

ご承知のとおり、ＩＳＯ９００１規格は、難しい用語が多く、ただ台本を読むように話しているだけでは、素人には全く理解できません。理解できないどころか、説明している間に、居眠りをしてしまう人も出てくる程です。

こうした理由もあり、一般的に、ＩＳＯの説明会というと、講演として余り喜ばれる内容でありません。しかし、当センターのコンサルタントの説明は、非常にわかりやすいと商工会などからも講演依頼が次々に舞い込みます。

なぜか？
実は、講演や規格の説明はテクニックさえ覚えれば誰でも上手く行うことができるのです。

ここの項目では、「どのように話を進めていけば飽きさせずに話をすることができるのか」ということを中心に、実例をもとに解説しました。

日本ではまだまだマニュアル一冊型のシステムは定着していません。そのため品質マニュアル一冊型システムでの審査では、審査機関、審査員と摩擦が生じるケースがあります。このような場合、クライアント側の事情も、審査員の事情もわかるコンサルタントでなければ、その摩擦を解決するのは難しいでしょう。ここに書いてある知識をクライアントにお伝えすれば、審査員との摩擦は簡単に解消させることができます。

クライアントは、ISOに関しては全くの初心者です。
初心者に要求事項を説明するのは簡単なことではありません。
そこで、この規格要求事項の解説は、できるだけ初心者に分かりやすいようにISO9001：2008規格要求事項を口語訳したものです。

自分で一からテキストを作成することは、かなりの労力が必要です。

そこで役立つのがこの「規格要求事項解説」です。
この「規格要求事項解説」は、このまま勉強用テキストとして使うことができます。
社内の勉強会や、新入社員への規格説明、あるいは内部監査員研修などでお使い下さい。

さらに、本マニュアルでは、以下５業種の品質マニュアル・様式集事例を公開します。
他業種の品質マニュアルや様式集の事例を参考にされることで自社の改善点を見つけることも多いかと思います。ぜひご活用ください。

以上マニュアルについてのご説明をさせていただきましたが、いかがでしょうか？

このマニュアルは私たちのコンサルティングノウハウの全エッセンスを詰め込んだ教材です。
すでにお話ししたように、この教材は、元々、プロのコンサルタントを養成することを目的に作成されたものです。

したがって、社内コンサルタントとしてだけでなく、取引先や同業者など近隣のISO取得済みの企業同士の勉強会や、新規事業としてISOコンサルティング業を立ち上げられる際にもご活用いただけることでしょう（ただし、コンサル業をはじめられる方は審査員研修を受けておかれることをお勧めします）。

以下、すでにこのマニュアルを手にされたコンサルタントの方々からの評価をご覧下さい。

ご評価いただいているのはコンサルタントの方ばかりではありません。
次にご紹するのは、このマニュアル１冊型指導ノウハウでISO9001を取得された企業様の声です。

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ご覧のように「ISO9001コンサルント完全マニュアル」にて公開するＩＳＯ指導ノウハウを実践することで、文書の無駄、運営の無駄を大きく削減することが可能となります。

きっと御社でも、このマニュアルによって、管理責任者、事務局スタッフを中心に、より実務に直結した無駄のないＩＳＯを導入していただけることでしょう。

しかも、それだけではありません。
今回の提案では、もうひとつの経営課題に対するソリューションについてもご紹介いたします。それは・・・

「クラウドコンピューティング」という言葉を耳にしたことはありますか？

中小企業ではまだ、それほど馴染みのない言葉かもしれませんが、クラウドコンピューティングというのは、インターネットなどのネットワーク上に用意されたソフトウェアを使い、そのネットワーク上にデータを保管する、という新しいパソコンの利用形態のことです。

クラウドを導入すると、会社のPCだけでなく、自宅PC、iPhoneなどの
スマートフォンなどあらゆる端末からアクセスでき、情報を共有化できる

 

ちなみにクラウドとは、「雲」（CLOUD）という意味です。
つまり、ネットワークを雲にたとえ、インターネットにさえつながれば、どこからでも、あるいはどんな端末からでも、サービスを利用できることを指しているのです。

 

経営者向けの雑誌などでは、クラウドコンピューティングに関連する大手ＩＴ会社の広告を見かけますが、そのほとんどが大企業向けの内容となっているので、中小企業の経営者にとっては、クラウドコンピューティングはウチには関係ないと思っている方が多いようです。

しかし、私の考えでは事業規模の小さな会社こそ、クラウドコンピューティングを導入することで大きなメリットを享受することができるのです。その一例を以下示します。

• データがPCではなくインターネット上のサービスに保管されるので、自分のPC以外の端末（同僚・部下のPCあるいはiPhoneなど）からでも仕事を行う事ができる
• 支店、営業所、現場事務所など、本社と離れた場所にいる社員と本社側でデータを共有することができる
• これまで市販の参考書や自社オリジナルの教育マニュアルなど、「文字情報」だけでは細かなニュアンスを伝えることが難しかった技術知識について動画マニュアルを作成するなど、教育システムを充実できる
• 伝達ミスの防止、進捗管理、手戻りの未然防止などを目的に、社員間の「報連相」を強化するコミュニケーションツールとして利用できる
• 万が一、ＰＣや自社サーバーが故障しても、データが紛失することがない
• ISOの手順書をはじめとする社内文書の最新版管理が効率化できる
• PC自体にデータを保存することがないため、低スペックのPCでよくなる（コスト削減できる）
• 上記のメリットの結果、社員ひとりひとりの業務効率化を向上させることができる

クラウドコンピューティングを導入すると、上記のように様々なメリットを享受できるようになりますが、さらに驚きなのはこれらのメリットをほぼ“無料”で手に入れることができるということです。

では、実際のマニュアルの中身についてご紹介しましょう。

コンサルタント、審査員も知らないISO9001プロセスを強化するITノウハウを詰め込んだマニュアル

この項目では、インターネットに接続すれば、どこからでも自社サーバーに接続できるＮＡＳ（Network Attached Storage）の導入方法及び文書の最新版管理とペーパーレス化ノウハウをお伝えします。

ＮＡＳという仕組みは、非常に画期的です。
なぜなら、この仕組みを導入することで、年間相当な金額になる社員の移動コストの削減や、これまで情報共有にかかっていた時間の節約をもたらすことができるからです。

【NASイメージ図】

一例をお話ししましょう。

たとえば、官公庁の仕事を受注している建設業関連の企業では、工事を落札すると、現場事務所に現場管理人を常駐させる決まりになっています。そこで、各自任命された現場代理人は現場事務所に常駐し、工事の監理と書類作りに追われることになるわけですが、足りない資料や書類などがあると多くの場合、本社もしくは支店に取りに帰るという無駄をしているというケースが少なくありません。

しかし、NASを導入するとこうした無駄がなくなります。
インターネットに接続できる環境なら、どこでも本社サーバーにアクセスできるので、工事監理に必要な書類を本社サーバーの専用フォルダに入れておけば、即座にそのファイルを取り出すことができるのです。

また、サーバーに必要な資料がない場合でも、本社の事務系社員とやり取りしてその資料を指定のサーバーに入れてもらえば、どこからでもすぐにそのファイルにアクセスすることができる上、その資料を他の現場にいる社員にも共有することができます。たとえば、ＫＹ活動などで他の現場にいる社員に共有したいという場合でも、即座にそれを実行できるという訳です。

さらに、NAS導入を実施すると、ISO文書のペーパーレス化と最新版管理が容易になります。
これについての理由を説明します。

というのも、文書管理については、品質マニュアルをはじめとする手順書の最新版のＰＤＦデータを１部ずつ本社サーバーの所定のフォルダに入れておくだけで済むからです。

つまり、社内にいようと社外にいようと、社員がISO関連の手順書を見る場合にはNASを通じて、そのファイルにアクセスすれば良いわけです。

もちろん、こういうと、「教育訓練を実施する際に、紙で印刷したマニュアルを使いたいのだけど、それはどういう管理になるのか？」と疑問を持たれる方もいらっしゃることでしょう。

そこで、こうした疑問にお答えしておきますが、答えは簡単。
NASによる文書管理を実施する場合には、文書の配布管理は一切行わないというルールにすればいいのです。

つまり、紙でプリントアウトしたマニュアルは、「参考版」扱いにし、手順書としての効力を持たないというルールにすれば良いのです。こうすることで、「管理版」「参考版」という識別も極めて楽になります（PDFによる電子版だけが最新版であり管理文書となるので）。

以上、ご説明したメリットにより、NAS導入は御社にとってコストメリットを実現してくれることでしょう。

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さらに、WORDやEXCELなどのマイクロソフトオフィス製品を購入しなくても、最新の事務ソフトを無料、もしくは安価で使えるGoogleのクラウドサービス導入法をご紹介します。

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※弊社で実際に使っている動画マニュアルの一例

この動画マニュアル作成ノウハウを活用すれば、ISO規格についての説明、専門技術の教育など、あらゆる社内教育を標準化することができます。また、これまで社内マニュアルや市販の参考書では伝えることが難しかった熟練作業員の匠の技術の伝承もスムーズになります。

この他、事務職の社員が日々使っているソフトウェアの使い方なども簡単に動画マニュアルにすることができるので、新人社員の引き継ぎにも便利です。

この項目では、以下の情報共有テクニック、コミュニケーションの促進を行う方法をご紹介します。
これらの内容を実施するだけで社内の業務効率は確実にアップします。

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新商品ディスプレイや工事写真など無料ツールGoogle Picasaを使った写真共有法をお伝えします。
この項では、インターネット上にアップした写真を指定したメールアドレスに送ったり、使用するパソコンが変わっても、あるいは携帯電話からでも写真データにアクセスできるクラウドテクニックをご紹介します。

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中小企業では、担当者ごとにそれぞれの業務が割り振られることが多いものです。
したがって、その業務がどこまで進捗しているのか、また、確認すべきことをきちんと確認してプロセスを進めているのかなど、大事な部分がブラックボックス化になりがちです。

そこで私たちがお勧めしているのが、ネット上の無料のコミュニケーションサービスの活用です。
このコミュニケ―ションサービスは、ひとつだけでも効果があるのですが、次の４段階で使い分けすることでさらに効果を発揮してくれます。

それぞれの担当者が今日どんなスケジュールなのか、また１週間のスケジュールはどうなっているのか、中小企業では意外とこうしたスケジュールの共有化がなされていないという現実があります。

こうしたスケジュールの共有化を図るためにはグループウェアと呼ばれる専用ソフトが非常に便利ではありますが、これらを導入するとなるとどうしても導入費が高額になりがちです。
そこで、この項では無料ソフトで社員のスケジュールを共有化する方法をご紹介します。

無料だからと言って侮らないで下さい。使用料はタダですが、IT業界の超巨大モンスターと言われる企業が作成したものなので、そのクォリティーはかなりのものです。
このカレンダー共有により、ミスコミュニケーションを無くす土台作りや、仕事の割り振りの無駄が大幅に削減できることでしょう。

2つ目にご紹介するのは、社内メーリングです。
社内メーリングは、掲示板的なツールとして大変重宝します。
具体的には、業務に関する様々なアイデア、企画、連絡事項などをお互いに書きこむことで情報を共有してきます。

実をいうと、私も社内メーリングの利便性については、当初疑ってかかっていたところがあるのですが、実際に使ってみると非常に便利です。社内メーリング導入により、ボトムアップの情報が集まりやすいオープンな社内風土が作られていくことでしょう。

３つ目は、社内チャットの活用です。
私は、日々の仕事の作業進捗の「報連相」については、直接的な「声掛け」だけでなく、社内チャットを活用することをお勧めしています。（もちろん、これも無料で使えるツールを使用します）

もちろん、直接的なコミュニケーションである「声掛け」は重要です。
しかし、しゅっちょう声をかけてばかりいると、かえって仕事の効率を落とすという弊害もあります。

そこで、この社内チャットを「声掛け」の補助ツールとして活用するのです。

たとえば、部下に依頼した仕事がどこまで進んだのか、次の工程の引き継ぎについては滞りなくバトンを渡せたのか、お客様からの入金や取引先への振り込みが完了したことの確認や、ちょっとした打ち合わせの時間調整の打診など、このチャットで疑似的に声を掛け合う事により「報連相」をきっちりとこなしながら仕事を進めることができます。

最後の４つ目の項目は、個々の社員のタスク管理を行うツールの活用についてです。

なぜ、タスク管理が重要なのか？
それは、中小企業では、社員ひとりひとりのタスク管理がなかなか習慣化されていないという事実があります。

もちろん、各自手帳などである程度のタスク管理はしていると思いますが、その内容やレベルは個人差があるのが事実でしょう。したがって、仕事の段取りやスケジューリングなどは、できる社員とそうでない社員との差が激しいという悩みを抱えている企業が多いものです。

しかし、今回ご紹介するタスク管理法は非常にシンプルながら、事務系の社員全員のタスク管理レベルを標準化できる方法です。また、この方法を実行することで、これまでご紹介したスケジュール共有、社内メーリング、社内チャットとも相乗効果を発揮してくれます。ぜひ、このシンプルなタスク管理を御社でも導入されてみてください。

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Outlook ExpressやMicrosoft Outlook、あるいはWindowsメールなど。
御社ではパソコンにあらかじめプリインストールされたメールソフトを使っていませんか？
１日のメール受信数が少ない場合には、これらのメールソフトでも十分かと思いますが、ある一定量を超えてくると、操作性やフォルダ整理などの問題が出てきます。

しかも、メールの送受信がある一定量を超えてくると、メールチェックやメールのやり取りなど、知らず知らずの内にかなりの時間を取られてしまいます。

そこでお勧めしたいのがGooleが無料で提供している高機能メールGmailです。
Gmailを導入すると、メール管理における時間の無駄を減らすだけでなく、重要なメールの見逃し・ウッカリ削除などを激減させることができます。

たかがメールと思われるかもしれませんが、こうした最新ツールを自社の仕事術に取り入れることでひとりひとりは小さくとも、会社全体としての生産性が向上していくのです。

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６つ目にご紹介するのは、WEB会議システムのノウハウです。
支店や営業所などに勤務する社員を本社会議のために呼び寄せたり、わずかな打ち合わせのために遠隔地にある取引先へ出張したりなど、年間に直すと出張経費や移動コストだけで飛んでもない金額になるという企業様もいらっしゃることでしょう。

この章でご紹介するWEB会議システムは、そうした悩みを解決する非常にありがたいツールです。
パソコンの画面を通じてお互いに顔を見ながらマンツーマンの打ち合わせや、複数の参加者による意見交換など、会議の目的に合わせたWEB会議サービスの種類や、その使い方をご紹介します。

また、この章ではインターネット回線を利用したITツールだけでなく、弊社でも実際に利用している非常に便利な電話会議システムもご紹介いたします。この電話会議システムは、文字通り電話で話すだけなのでITに苦手意識を持っている社員さんでも簡単にご利用いただけることでしょう。

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スマートフォンという言葉をご存じですか？
スマートフォンと言うのは、コンピュータを内蔵し、電話の通話機能以外にも様々なデータ処理機能を持った携帯電話のこと。言ってみれば、小さなパソコンと携帯電話が合体したようなものです。

今年2010年はスマートフォン元年と呼ばれており、様々なメーカーからスマートフォンが発売され、携帯電話市場でそのシェアを伸ばしています。

そのスマートフォンの中でも、現在、日本で最も多くのシェアを持つのがアップル社の「iPhone」です。販売台数だけでなく、iPhoneは数あるスマートフォンの中でも最も多くの専用アプリ（アプリケーションソフト）を持っており、私たちビジネスパーソンにとって非常に強力な武器になりえるのです。

以下、参考までにその一例を挙げてみます。

・日々浮かんだアイデアを手書きのメモをデータ化し、いつでも好きな時に取り出せる
・PCで管理しているスケジュールとiPhone側のスケジュールを同期させることができる
・社内チャットもiPhoneですべてチェック、あるいは投稿できる
・カメラ機能で撮影した名刺をテキストデータとして一括管理できる
・電車の路線情報や、目的地までの最速の移動方法を調べることができる
・パソコンのメールと携帯のメールを統一できる
・御社で使っているASPなどのログイン情報を一括管理できる
・Twitter、ブログ、フェイスブックなどの専用アプリでスムーズに投稿やチェックができる

などなど、iPhoneアプリにはこの他にもたくさんの便利な機能があります。
ご紹介するアプリによってあなたも仕事の効率化を実現させてください。

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ISO9001:2008規格との対応を下記表にまとめてみました。ご参考下さい。

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さらに、今回このマニュアルでは、事務用品の中で最も使用頻度の多いある機械についてのコスト削減法をご紹介します。この方法はすでに導入されている企業もいらっしゃるかもしれませんが、恐らく８割程度の中小企業では未実施の項目だと思います。そして、ここで紹介する方法を実施することで、その事務用品コストに関して最大80％のコスト削減が可能になります。

「コストカットや無駄取りなど、できることは全てやり尽くした」。
私はそうお考えの企業にこそ、ご紹介した２つのマニュアルを手にして頂きたいと思っています。

なぜなら、御社のISOの手順書がマニュアル１冊だけでなく複数あるとしたら、そしてクラウドコンピューティングを全く導入されていないとしたら、それこそ最後に手をつけるべき大事な仕事だからです。

ISOの手順書をマニュアル１冊だけにすれば、これまで文書作りに追われていた管理責任者や事務局の無駄な仕事を一気に削減できます。また、周りの社員に対しても複雑な手順をシンプルにできるため大きな無駄取り効果をあげることができます。

そして、クラウドコンピューティングの導入による情報共有化によって、今までひとりの社員に頼っていた仕事をチームとしてこなせるようになり、業務効率の改善でも大きなメリットを手にして頂けることでしょう。

実際、「中小企業のためのIT効率化マニュアル」で公開するクラウドコンピューティングの活用ノウハウは、実際に私の会社やクライアント先で導入しているものばかりであり、社員間のミスコミュニケーション防止や、手戻りの防止に大きな効果をあげています。
その効果を正確な数字として申し上げるのは難しいのですが、すでにこのノウハウを導入した企業では、少なく見積もっても1.2〜1.5倍は仕事のスピード、そしてクォリティーが向上したとお喜びいただいています。

机上の空論などではなく、実際にこうしたご評価を頂いたマニュアルだからこそ、次は御社で実践していただきたいのです。

とはいえ、御社にしてみれば、いくら私がそう言ったところで、実際にマニュアルの中身を見るまでは本当の意味ではご納得いただけないと思います。そこで、ご不安なくマニュアルを手にして頂けよう、私からご提案があります。

まずひとつ目の提案ですが、マニュアルに９０日間の返金保証制度をおつけいたします。
この９０日間の間、もしもご満足いただけない場合は、全額ご返金いたします。

どんなささいな理由でも結構です。
返金を希望の場合には理由の如何を問わず、ただちに全額返金させていただきます。

ただし、冷やかしの注文を避けるために返品時には、返送時の送料のみご負担下さい。
返金を御期の場合は、担当スタッフが返品確認後、７営業日以内に指定された金融機関にご返金させていただきます。

次にふたつ目の提案として、「中小企業のためのIT効率化マニュアル」については、返金保証と同じく９０日間メールサポートをおつけします。マニュアルご提供時に購入者専用のサポートサイトをお知らせしますので、マニュアルに書かれている内容に関してご質問がある場合には、遠慮なくメールでご相談下さい。

遅くとも48時間以内に担当者から追って回答メールをお送りさせて頂きます。
私もマニュアルをご提供する以上、「宝の持ち腐れ」にして頂きたくありません。ご提供したノウハウを確実に導入いただき、成果を掴んでいただくためにも、このメールサポートをぜひ存分に御活用ください。

最後に価格についてのご説明です。
すでに述べたように「中小企業ＩＳＯ９００１コンサルタント完全マニュアル」は、同業のコンサルタントの教育用テキストとして開発された教材です。その専門性ゆえ、このマニュアルは定価148,000円で販売してきました。

148000円というと非常に高額に見えますが、実はこの価格、業界的には半額程度の金額でした。
最近少なくなったようですが、以前はISO関連の研修会社でも、ISOコンサルタント養成コースを開設しているところがありましたが、その参加費用は約30万円していたからです。

したがって、今回のキャンペーンでも、同じ価格でご提供しようと思っていたのですが、社内会議の結果、1社でも多くの企業様にこのノウハウでお喜びいただけるようお求めやすい特別価格でご提供することにいたします。

具体的には、「中小企業ＩＳＯ９００１コンサルタント完全マニュアル」（定価148000円）及びクラウドコンピューティングなどのIT効率化ノウハウをまとめた「中小企業のＩＴ業務効率化マニュアル」（定価50000円）をセットにした上で特別価格12万円（消費税込み）でご提供します。

２つのマニュアルの定価からすると上記の特別価格は40％オフです。
したがって、この価格でもかなりメリットをご提供できると思いますが、さらに特別なオファーがあります。

今回ご紹介した２つのマニュアルのお届けは、 １週間後を予定しています。8月9日〜18日まで　8月20日 24:00 までの先行予約でご注文いただいた企業様には上記２つのマニュアルを合わせ、先行予約特別割引として98,000円（消費税込み）でご提供いたします。
※先行予約割引販売の受付は終了致しました。

すでにお話ししたように「ISO9001コンサルタント完全マニュアル」は現在、第一線で活躍する多くのISOコンサルタントを生みだしてきた教材であり、私たちコンサルタントの指導エッセンスを出し惜しみなく公開した教材です。したがって、御社でこの教材をきちんと活用されるなら、支払った料金の10倍、100倍以上の価値を手に入れていただけることと確信しています。

もちろん、私たちの本業はあくまでコンサルティングであり、教材販売はあくまで啓蒙活動の一環として行っているサブ的業務にすぎません。また、今回は専属スタッフによるメールサポートを特典としてご提供する関係から、教材のご提供数は先着３０社様のみとさせていただきます。

最後になりますが、本プロジェクトの最大の目的を申し上げます。
それは、御社の管理責任者、ISO事務局スタッフをトップレベルの社内コンサルタントに育成することにあります。

言葉が悪くて恐縮ですが、多くの中小企業では管理責任者、ISO事務局スタッフが“文書屋”程度にしか機能していないという事実があります。

具体的な数字を述べますと、私どもが独自に実施したアンケートでは、「審査員、コンサルタントと同様の知識を持っており、社内コンサルタントとして活躍している」と回答した企業の割合はわずか７．６％しかありませんでした。

その他の回答を見ると、「審査員やコンサルタントなどの専門家レベルではないが、書類作成にとどまらず業務の仕組みについての改善まで実施している」と回答した企業が最多の５９．１%。
続いて、「ISO関係の書類作り担当者としての位置づけであり、業務システムの改善まで提案できていない」と回答した企業が全体の３３．３％という結果です。

品質マネジメントシステムというのは、全社的に製品やサービスの品質を作り込み、顧客の満足度を上げるという「実」に直結した取り組みです。それなのに、管理責任者やISO事務局が、品質に直結しない文書の作成や管理に追われているというのは、厳しいようですが“本末転倒”だと私は思います。

特に管理責任者は、経営者の代わりになって品質マネジメントシステムを管理する立場の人間です。
経営者と同じ目線で、強い会社になるための智恵を出し、無駄をカットすることができなければ、本来求められている存在意義を果たせない。そう思うのです。

これは、単にコンサルタントとしての無責任な意見で言うわけではありません。

私自身もかつて父親の会社で、今のあなたと同じような立場で、いかにISOの取得費用や運営コストを削減し、経営効率をアップさせるかという問題に直面してきました。

その経験を通じて断言できることは、ISOの取り組みを本当の意味で成功に導くためには、審査合格をゴールとするのではなく、ISOをきっかけに業務効率の改善や社員の生産性を上げる「仕組み作り」を目指していく必要があるということです。

したがって、御社がISO9001を取得しながらも、まだ明確な成果を出せずにいるなら、ぜひ今回ご紹介した２つのマニュアルをご活用ください。そして、文書や運営の無駄を徹底的に省き、業務効率を改善することでISO9001が目指す本来の強い企業体質を手に入れてください。

中小企業ISOサポートセンター
主宰　　

最後に大事なお知らせです。
実は、今回ご紹介した２つのマニュアルの内、「中小企業のためのＩＴ業務効率化マニュアル単体での申し込みができないか？」と多くの方からお問い合せを頂いております。

そこで、もし御社でもこのマニュアル単体のご注文をご希望の場合には、定価５００００円の30％割引価格、35000円でのご提供とさせていただきます。ただし、このマニュアルには90日間のメールサポートをご提供する関係上、単体注文の場合でも前述の割引価格は先着３０社までとなります。

したがって、本マニュアルのご注文を検討されている場合には早めのお申し込みをお勧めします。